Movilización

Resumen

MOVILIZACIÓN describe las actividades y retos que se basan en las primeras actividades de JUSTIFICACIÓN para iniciar el programa de transformación. Las actividades en este estado incluyen el desarrollo de un programa de trabajo más detallado, la creación del equipo de transformación y el involucramiento con los grupos de interesados clave.

Los programas de transformación abarcan una serie de acciones complejas, en las que participan grupos amplios y diversos de interesados durante largos periodos de tiempo (por ejemplo, de 5 a 10 años para muchos programas nacionales dirigidos por el sector público). Además de los retos «técnicos» que hay que superar (por ejemplo, formatos y clasificación de datos, sistemas informáticos e interoperabilidad, etc.), es fundamental tener en cuenta la importancia del liderazgo del sector público y la gestión del cambio para el éxito del programa. Por lo general, esto incluirá una combinación de compromiso, estímulo, inclusión e influencia para llegar a un acuerdo sobre el alcance, las actividades, los entregables y los resultados que debe lograr el programa y el papel de cada grupo de interesados en la consecución de esos objetivos.

La Colección de Información de la Red BIM Global contiene resúmenes y enlaces a muchos ejemplos de los productos de la fase de MOBILIZACIÓN elaborados por distintos países, Estados y organizaciones de todo el mundo.

Véase todos los recursos de la Colección de Información relacionados con MOVILIZACIÓN

Resumen de las consideraciones comunes y los productos cubiertos en esta sección.

MOVILIZACIÓN desde la perspectiva de los Perfiles de la Red BIM Global

Por qué es importante la MOVILIZACIÓN:

La MOVILIZACIÓN garantiza que el programa de transformación esté preparado para el éxito respondiendo a las preguntas de:

¿A quién?	El equipo que se encargará de llevar a cabo el cambio, las principales partes interesadas en el programa y los beneficiarios del cambio. Las partes interesadas que podrían influir en el cambio o verse afectadas por él.
¿Cómo?	Resultados que el programa desarrollará para alcanzar los objetivos fijados Principios para que las nuevas formas de trabajar definan el estado futuro del sector.
¿Cuándo?	Un calendario de las principales actividades que deben realizarse y los hitos generales del programa en un plan temporal.
¿Por qué?	Una justificación de por qué este cambio es necesario ahora, y cuáles son los beneficios que se obtendrán.
¿Cómo?	Un modelo de ejecución del programa, incluido un modelo de gobernanza para una gestión efectiva.

Consideraciones comunes:

Crear el equipo de transformación central

El equipo central suele tener funciones definidas en consonancia con las principales líneas de actuación del programa. Es probable que el equipo evolucione, se amplíe y se contraiga a lo largo del ciclo de vida del programa. Una parte fundamental de la creación del equipo de transformación central consiste en identificar las competencias necesarias para llevar a cabo las distintas partes del programa y garantizar que el equipo esté compuesto por las competencias, los conocimientos y la experiencia necesarios para lograr los resultados del programa.

Los equipos pueden cambiar a lo largo del tiempo debido a las distintas necesidades de competencias del programa o, potencialmente, a otros factores externos que pueden hacer necesario un cambio en la composición del equipo central. Establecer una gobernanza del programa y procesos que garanticen la conservación de los conocimientos dentro del programa es una consideración importante para mantener el impulso ante cambios inesperados.

Definir y organizar claramente el trabajo

Los programas de transformación digital pueden ser complejos y durar varios años. Por tanto, es importante tener líneas de actuación claramente definidas.

Un ejemplo de estructura para organizar el programa de trabajo es el «Marco estratégico para los planes de implantación BIM impulsados por el sector público» descrito en la sección 2.6.1 del Manual para la introducción de la metodología BIM por parte del sector público europeo publicado por el Grupo de Trabajo BIM de la UE en 2017, que describe líneas de actuación en torno a cuatro áreas estratégicas:

1. Liderazgo público
2. Comunicaciones y Comunidades
3. Marco colaborativo
4. Desarrollo de capacidades

Marco estratégico para los planes de implantación BIM impulsados por el sector público. Grupo de trabajo BIM de la UE, 2017.

La creación de una estructura para las líneas de actuación proporciona un método coherente para organizar los productos de la fase de MOBILIZACIÓN (y las fases posteriores del programa de transformación), entre los que se incluyen:

• Definir los requisitos, funciones y responsabilidades del equipo básico
• Determinar la naturaleza y el perfil de los posibles interesados
• Simplificar las comunicaciones
• Estructurar la hoja de ruta
• Detallar el plan de trabajo

Es probable que el nivel de detalle del plan de trabajo de las actividades a corto plazo sea mayor que el de las fases posteriores del programa, ya que hay más certeza y definición de los próximos pasos inmediatos. Es habitual que esta planificación incorpore resultados claros y alcanzables a corto plazo para dar impulso y demostrar los primeros avances.

Implementar una gestión y gobernanza adecuadas

Poner en marcha actividades que preparen el programa para el éxito, incluidas la gobernanza, la gestión del programa y la gestión del cambio.

Identificar e involucrar a las partes interesadas

Esto incluye actividades como la definición de los grupos de interesados, la comprensión de sus conocimientos y prioridades, la clara definición de su papel en el cambio y el inicio de su participación.

Los grupos de interesados incluyen a aquellos que se benefician, patrocinan, defienden, definen, apoyan y/o adoptan la transformación. Puede tratarse de representantes del sector público, el sector privado y el mundo académico.

1. Gestión del cambio – Conseguir el compromiso y el apoyo para la transformación mediante una comunicación clara, entendiendo cómo afecta y beneficia el cambio a los distintos grupos e involucrándolos en el desarrollo y la implementación del cambio para crear un sentido de pertenencia. Estas partes interesadas también serán muy valiosas para ampliar el alcance de las comunicaciones directas del programa compartiendo los mensajes centrales del programa a través de sus comunidades, redes y públicos.
   
2. Experiencia – Algunos grupos de interesados pueden tener una valiosa experiencia en relación con la transformación digital que podría complementar y aumentar la capacidad del equipo central de ejecución. Estos expertos podrían incorporarse al equipo central o prestar apoyo voluntario adicional.

Planificar las comunicaciones y preparar los resultados iniciales

Las actividades de comunicación durante la MOVILIZACIÓN podrían incluir:

• Preparar un plan de comunicación
• Elaborar mensajes claros y sencillos que adapten las complejas ideas del programa de transformación a una visión clara y convincente del cambio y una llamada a la acción.
• Establecer canales de comunicación, como un sitio web del programa, presencia en las redes sociales y eventos con participación de las partes interesadas.

Productos comunes en esta fase:

Estrategia de transformación

(véanse ejemplos en la Colección de Información)

Un producto habitual de la MOBILIZACIÓN es una estrategia de transformación. El alcance de los documentos estratégicos puede variar significativamente y, a menudo, recogerá algunos o todos los productos enumerados a continuación en un único documento. Por lo general, el documento estratégico contextualizará el programa de transformación y explicará el valor y los beneficios que pretende alcanzar como resumen del estado de JUSTIFICACIÓN. En este contexto también se incluirá una evaluación o resumen del estado actual, que define el problema que se pretende resolver con la transformación.

Hoja de ruta

(véanse ejemplos en la Colección de Información)

Mientras que las estrategias de definición de la visión podrían desarrollarse como parte de la JUSTIFICACIÓN, es probable que los resultados de la MOVILIZACIÓN estén más orientados a la acción y al cronograma. Podrían basarse en la justificación y los resultados deseados definidos anteriormente, con detalles de objetivos, prioridades, dependencias y plazos que pueden apoyar las comunicaciones, la participación de las partes interesadas, la gobernanza y la gestión del cambio.

Plan de trabajo y cronograma detallados

(véanse ejemplos en la Colección de Información) 

Normalmente, estos productos consisten en documentos de trabajo internos, por lo que puede resultar difícil encontrar ejemplos publicados.

Sitio web del programa

(véanse ejemplos en la Colección de Información) 

Una plataforma para las comunicaciones relativas a la transformación que podría incluir información sobre el programa, secciones alineadas con las líneas de actuación del programa, productos publicados del programa y llamadas a la acción.

Palanca estratégica

(véanse ejemplos en la Colección de Información) 

La palanca estratégica es la forma en que se formaliza la adopción de la transformación. Por lo general, esto permite introducir cambios en la contratación pública para incorporar los requisitos digitales de forma coherente y fomentar una transformación digital más amplia en todo el sector.

El tono y la fuerza del método para formalizar la transformación digital varía de un programa a otro y a menudo varía con el tiempo dentro de un mismo proceso de transformación a largo plazo. Puede ir desde eliminar barreras y permitir prácticas de trabajo digitales hasta exigir el uso de la tecnología digital en sectores o tipos de proyectos específicos. (Esto se muestra en la parte superior de la Tabla 2)

El método de publicación de la palanca estratégica también varía de un programa a otro (como se muestra a la izquierda del cuadro 2), por ejemplo:

• Declaración de visión en una estrategia o programa.
• Declaración de intenciones o llamada a la acción dentro de un documento de política sectorial.
• Norma definida por una autoridad, por ejemplo directivas, decisiones, reglamentos o legislación.

Tabla 2: Ejemplos de tipos específicos de palancas estratégicas

Ejemplos de casos prácticos

Oficina de Proyectos, Victoria, Australia

Estrategia – Victorian Digital Asset Strategy (VDAS)

La Oficina de Proyectos de Victoria (OPV) se creó en septiembre de 2016 en el Departamento de Hacienda y Finanzas. Se creó para apoyar la ejecución satisfactoria de grandes proyectos de infraestructuras en Victoria. Su objetivo es mejorar la eficiencia en la ejecución de proyectos para maximizar el valor para todos los habitantes de Victoria. El objetivo es conseguirlo proporcionando ideas únicas, herramientas prácticas y apoyo para mejorar la eficiencia y la ejecución de los grandes proyectos de infraestructuras de Victoria. Como parte de este objetivo, la OPV ha desarrollado la Digital Asset Strategy (Estrategia de Activos Digitales). Apoya la eficiencia en la entrega de proyectos con beneficios reales en términos de reducción de costos, seguridad y riesgos.

La OPV está llevando a cabo el proyecto «Digital Build», para convertir a Victoria en el estado de la innovación digital y seguir ofreciendo las mejores infraestructuras del país.

Estrategia de activos digitales

La Política de Activos Digitales se basa en la Estrategia de Activos Digitales de Victoria publicada en marzo de 2020 y apoya al Gobierno en la entrega de niveles sin precedentes de nueva infraestructura mediante la mejora de la capacidad de los Departamentos y Agencias de Victoria. El video de este enlace lo explica con más detalle: https://vimeo.com/376068636

Visión

La Oficina de Proyectos de Victoria estableció una estrategia para el programa de transformación BIM que incluye una visión de lo que el programa debe lograr. Esto ayuda a comunicar el cambio a la industria.

Programa Digital Build

El programa OPV Digital Build se financia para impulsar las transformaciones de todo el gobierno. Ha sido un camino de perfeccionamiento, mejora y ejecución en los últimos dos años, desde la publicación de la Estrategia de Activos Digitales de Victoria en marzo de 2020. Desde la publicación de la Estrategia de Activos Digitales, el plan ha avanzado hacia la creación del Programa Digital Build para construir una cartera de grandes proyectos más inteligente y ofrecer mejores resultados a los ciudadanos de Victoria a través de una mejor gestión de la información. Un hito importante en el programa fue el lanzamiento por parte del Tesorero de la Política de Activos Digitales para todo el Gobierno de Victoria en septiembre de 2022, que estableció los requisitos mínimos para los procesos digitales y la gestión de la información a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

Líneas de trabajo del Programa Digital Build

El programa Digital Build tiene cuatro pilares fundamentales: política, legal-comercial, capacidad y valor demostrado. Estas son las líneas de trabajo que OPV utilizará para hacer realidad el cambio y ayudar a impulsar la adopción de una mejor gestión de la información digital.

Han expuesto la política para que la gente entienda cómo se puede aplicar, proporcionando el espacio operativo jurídico y comercial, facilitándoles los conocimientos técnicos y demostrando también el valor de las actividades.